10.03.2017 elektronisches Vollstreckungssystem

Wie von 2010 bis 2017 beharrlich eVS entwickelt wurde

Schon im Jahr 2010 gab es die ersten Überlegungen, das als technisch veraltet betrachtete IT – Verfahren AVS durch etwas Neues abzulösen. 2012 war es dann soweit: Die Verantwortlichen im BMF wollten ein elektronisches Vollstreckungssystem (eVS) als „Workflowunterstützung im Rahmen des Mitarbeiterportals der Zollverwaltung“ realisieren, um dem prozessbezogenen Gedanken stringent Rechnung zu tragen. Der ursprüngliche Zeitplan sah die Einführung mit einer Version 1.0 zum 01.01.2013 vor. Dass es dann doch anders gekommen ist, hatte verschiedene Gründe.

och im Juli 2012 war das BMF guter Dinge, bis Ende Februar 2013 die Pilotierung abschließen zu können. Allerdings zeigten bereits die ersten Systemtests, dass schon die „Ausreifung“ des IT – Verfahrens für einen erfolgreichen Abnahmetest sich verzögern sollte. Zu dem Zeitpunkt konnte noch keine zufriedenstellende Stabilität der Software attestiert werden. Somit war der bisherige Zeitplan nicht mehr einzuhalten und eine neue Meilensteinplanung nötig. Diese sah ein Ausrollen nunmehr spätestens Ende 2014 vor. Noch zuversichtlich beantragte das BMF beim Hauptpersonalrat, mit einer Pilotierung im August 2014 beginnen zu können.

Bei der angesetzten Pilotierung beim HZA Potsdam traten jedoch noch so viele Probleme zu Tage, dass diese abrupt abgebrochen werden musste. Da noch nicht einmal die schwerwiegenden Fehler aus dem Abnahmetest behoben worden waren, musste zwangsläufig die Funktionsfähigkeit der Software als ungenügend diagnostiziert werden. Die Pilotierungsteilnehmer hatten damals einen sehr wichtigen Beitrag zur Fehleridentifizierung und Fortentwicklung von eVS geleistet. Denn nur durch den Einsatz von Praktikern konnten die Schwachstellen aufgedeckt werden. Den Kolleginnen und Kollegen gebührt noch heute ein großer Dank für ihr Engagement. Auch war die vorgesehene Anbindung an eine Druckstraße für einen zentralen Bescheidversand noch nicht einmal im Ansatz realisiert worden. Der Auftrag an den externen IT – Dienstleister war zudem nachzuweisen, dass auch eine akzeptable Bearbeitungsgeschwindigkeit erreicht werden kann.

Durch die Modellierung von Standards wurden für die Vollstreckungssachgebiete einheitliche und verbindliche Prozesse beschrieben. Die ursprüngliche eVS - Programmierung orientierte sich zu diesem Zeitpunkt beim Abarbeiten von Arbeitsfällen noch sehr daran. Es durfte aber für die Beschäftigten keinesfalls eine Mehrarbeit dadurch entstehen, dass an der Abbildung der vorgesehenen Ablaufdiagramme durch die Programmierung sklavisch festgehalten wird. Stattdessen sollte zur Optimierung einer prozessorientierten Arbeitsweise das IT - Verfahren eVS mit einer entsprechenden Modifizierung der „Ereignisgesteuerten Prozessketten“ verändert werden.

Fachliche Änderungsanforderungen waren somit nötig. Im Januar 2015 gab es einen aktualisierten Zeitplan, der nun eine erneute Pilotierung und einen Rollout – Termin Anfang 2016 vorsah. Bei der IT – technischen Realisierung von Verbesserungen wurden Vorschläge der Pilotierungsteilnehmer zu Optimierungsmöglichkeiten beim Maskenaufbau, den Klickwegen, Standardeinstellungen und weiteren Automatisierungen berücksichtigt.

Die Zielrichtung von eVS war es nun, mit einer elektronischen Workflowunterstützung den Vollstreckungsstandard als ausführbaren Geschäftsvorfall abzubilden, d.h. der Anwender muss in der Lage sein, einen Vorgang zu starten und ihn sukzessive bearbeiten zu können. Die Benutzerführung soll durch den gesamten Vollstreckungsprozess führen, wodurch auch die Einhaltung der vorgegebenen Standards sichergestellt wird. Insbesondere Kolleginnen und Kollegen, die neu im Sachgebiet G sind, sollten von der Workflowunterstützung profitieren. Bei den Beschäftigten, die bisher mit dem reinen Vorgangsverwaltungssystem AVS gearbeitet haben, wird es zwangsläufig ein Umdenken gewohnter Abläufe erfordern.

Leider traten aber erneut technische Probleme auf, so dass der Abnahmetest im Herbst 2015 abgebrochen werden musste. Eine neue Meilensteinplanung war die Folge, ein Abnahmetest für die IT – Anwendung war nun für April 2016 vorgesehen. Allerdings war besonders auch für den Berichterstatter im HPR, Koll. Anton Eberle (BDZ), zu erkennen, dass die vorliegende Testversion deutliche Verbesserungen gegenüber der ersten Pilotierung 2014 beinhaltet. Der Test von Anwendungsfällen erfolgte in einer Testumgebung unter Einbeziehung von Praktikern aus mehreren Hauptzollämtern. Viele Fehlertickets konnten dabei erfolgreich vom ITZBund abgearbeitet werden. Somit zeichnete sich jetzt eine Abnahme und Zertifizierung der Software für eine erneute Pilotierung ab. Diese wurde bei den HZÄ Potsdam und Landshut ab Juli 2016 durchgeführt.

Das Feedback der Pilotierungsteilnehmer/-innen bescheinigte einige gute Ansätze von eVS, insbesondere hinsichtlich der Performance, bei der Erfassung von Vorgängen, sowie der Abwicklung von Minderungen und Rücknahmen. Auch war klar, dass die Umstellung von bisherigen AVS-Nutzern auf eVS eine längere Umgewöhnungsphase erfordern wird. Viele gemeldete Fehlertickets waren zunächst noch nicht in einer neueren Version umgesetzt. Nun gaben die IT´ler aber richtig „Gummi“! Über die erledigten Tickets und die Gründe der Nichterledigung offener Tickets waren die Testpersonen leider nicht in dem von ihnen gewünschten Umfang von der Projektleitung informiert worden.

Als letzte Hürden für eine Einführung verblieben nach der als erfolgreich attestierten Pilotierung noch die Durchführung eines Lasttests und die Anbindung an die Druckstraße durch den Dienstleister der Bundesdruckerei. Nachdem diese Probleme endgültig gelöst waren, standen der Zustimmung durch den HPR keine Versagungsgründe mehr entgegen. Das Ausrollen der neuen Software kann 03/2017 beginnen und danach sukzessive das Altverfahren AVS abgelöst werden.

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