AD Wiezorek, Direktionspräsident Dr. Scheuer, RD Schwedes, ORR zur Nieden, AD Schulte, Staufer (GPR), Tegeler (Stellv. Vorsitzende GPR), Liebel (Vorsitzender GPR), Frieser (GPR) [von links]

04.04.2018 Ein Dauerbrenner des Zolls

Die Personalsituation bei den Service-Centern der Generalzolldirektion spitzt sich weiter zu

Die Personalsituation bei den Service-Centern der Generalzolldirektion hat sich in den letzten Monaten aufgrund von Krankheitsausfällen und zunehmend unbesetzter Dienstposten und Arbeitsplätze deutlich verschlechtert. Der hohe Personalfehlbestand bei den Service-Centern bringt stellenweise gravierende Folgen bzgl. der Bearbeitungszeit von Anträgen auf Beihilfe-, Reisekostenerstattung sowie auf Erteilung von Versorgungsauskünften mit sich. Die längeren Bearbeitungszeiten bzgl. der Erstattung von im Vorfeld verauslagten Kosten für – beispielsweise - ärztliche Behandlungen oder Unterkunftskosten bei Dienstreisen, führen wiederum zu finanziellen Engpässen bei Beschäftigten und Ruhestandsbeamten/innen – währenddessen nimmt die prekäre Arbeitsbelastung für das vorhandene Personal weiter zu.

Zu lange blieb die angespannte Personalsituation bei den Service-Centern unbemerkt. Daher drängte der BDZ bereits im letzten Jahr mit Nachdruck auf eine verstärkte Einstellung von Arbeitskräften zur Unterstützung der Service-Center.

Aufgrund der zugespitzten Personalsituation fand am Mittwoch, 28. März 2018, auf Initiative der BDZ Fraktion des Gesamtpersonalrats bei der Generalzolldirektion am GZD-Standort Bonn ein Dialog zur aktuellen Situation bei den Service-Centern der GZD (Abteilung DII.C) statt. Die Generalzolldirektion (GZD) wurde hierbei durch den kommissarischen Leiter der Direktion I, Abteilungsdirektor Christof Schulte, den Direktionspräsidenten der Direktion II, Dr. Martin Scheuer, den Leiter der Abteilung DII.C (Service-Center), Abteilungsdirektor Andreas Wiezorek sowie Regierungsdirektor Philipp Schwedes und Oberregierungsrat Christian zur Nieden (Leiter der Arbeitsbereiche DII.C.21 bzw. DII.C.22 beim Service-Center Köln) vertreten. Für den BDZ waren die beiden stellvertretenden Bundesvorsitzenden, Thomas Liebel und Adelheid Tegeler sowie die Berichterstatter/in der BDZ Fraktion des GPR Kerstin Frieser und Daniel Staufer vertreten.

Die Abteilung DII.C (Service-Center) der GZD umfasst sämtliche Service-Center der GZD und gliedert sich in sechs Referate, die vorwiegend an den Dienstsitzen Rostock, Köln, Dresden, Düsseldorf, Saarbrücken und Stuttgart vertreten und zum Teil mit unterschiedlichen Aufgaben betraut sind. Darüber hinaus nehmen zahlreiche Beschäftigte an weiteren, dislozierten Standorten der GZD diverse Aufgaben der Service-Center wahr (z. B. Beihilfestelle Görlitz des Service-Center Dresden). Die Bearbeitungsstände zur Gewährung von Beihilfe, der Abrechnung von Reisekosten oder Versorgungsauskünften sowie der Personalfehlbestand fallen in den einzelnen Service-Centern unterschiedlich aus. Mittlerweile bestehen jedoch Bearbeitungszeiten bei der Reisekostenstelle des Service-Centers Köln von bis zu 19 Wochen, während beim Service-Center Rostock die Abrechnung von Beihilfeanträgen bis zu 32 Arbeitstage und die Mitteilung von Versorgungsauskünften bis zu 13 Monate in Anspruch nehmen. Der erwünschte Effekt einer massiven Reduzierung der Bearbeitungsstände mittels Verteilung offener Vorgänge bzw. nicht abschließend bearbeiteter Anträge auf die übrigen Service-Center der GZD ist aus Sicht des BDZ bislang nicht spürbar eingetreten.

Um dem weiterhin erhöhten Arbeitsanfall der Service-Center gerecht zu werden und die vorhandenen Kolleginnen und Kollegen zu unterstützen, fordern die Verhandlungspartner des BDZ personelle Verstärkungsmaßnahmen für eine schnellstmögliche Reduzierung der Bearbeitungsstände. Im Einzelnen:

Beihilfestellen Rostock und Görlitz

Bei den Gesprächspartnern bestand Einvernehmen, dass die Bearbeitungszeiten im Bereich der Beihilfe von 30 Arbeitstagen und mehr (GZD-Standort Rostock) sowohl für die Beihilfeberechtigen -aus monetären Gründen-, als auch für die in diesem Bereich eingesetzten Beschäftigten, im Hinblick auf das zu verrichtende Arbeitspensum, nicht akzeptabel sind.

Verwaltungsseitig werden hierzu verschiedene fachliche und personelle Maßnahmen diskutiert bzw. wurden diese bereits umgesetzt. So werden Anträge auf Beihilfe ab einem Schwellenwert von 2.500 Euro mit besonderer Dringlichkeit bearbeitet. Darüber hinaus soll das Service-Center Rostock bei der Beihilfebearbeitung durch das Service-Center Dresden unterstützt werden, um so die Wartezeit für die Auszahlung der Beihilfe zu verkürzen bzw. das Personal am GDZ-Standort Rostock zu entlasten.

Zudem laufen derzeit -zusätzlich zu den fachlichen Lösungsansätzen- entsprechende Planungen bzgl. personeller Verstärkungsmaßnahmen. So ist geplant, das Service-Center Rostock kurzfristig mit bis zu 15 Beschäftigten (externe Stellenausschreibung [befristet für zwei Jahre]) zu unterstützen. Damit wird einem zentralen Lösungsvorschlag des BDZ – und insbesondere dessen Vertreter beim Service-Center Rostock – entsprochen, die seit der Errichtung der GZD die prekäre Personalsituation beim Service-Center Rostock bemängeln und dringend personelle Unterstützung einfordern. Im Dialog mit der GZD forderten die BDZ Vertreter gleichgelagerte Unterstützungsmaßnahmen für die Beihilfestelle Görlitz des Service-Center Dresden.

Ferner bestehen auch Überlegungen, gezielt ehemalige -jetzt bei anderen Dienststellen tätige- Beschäftigte des Service-Centers Rostock für eine sofortige und freiwillige Unterstützungsmaßnahme zu gewinnen, deren Erfahrung im Bereich der Beihilfebearbeitung zu nutzen und dadurch evtl. Einarbeitungszeiten zu verkürzen.

Aus Sicht der BDZ-Vertreter sind - zusätzlich zu den vorgenannten Ansatzpunkten - auch freiwillige Geschäftsaushilfen durch Beschäftigte anderer Dienststellen denkbar, die ohnehin aus privaten Gründen eine Dienstverrichtung beim Service-Center Rostock anstreben. Außerdem bedarf es eines verbesserten Informationsflusses über evtl. Antragsmodalitäten (z.B. Abschlagszahlungen bei Beihilfebeträgen) für die Beschäftigten und Versorgungsempfänger/innen.

Reisekostenstellen (Service-Center Dresden, Köln, Rostock, Saarbrücken)

Für den Bereich Reisekosten wurden ebenfalls die Bearbeitungszeiten (teilweise 19 Wochen) zwischen den Gesprächspartnern erörtert. Die kritische Personalausstattung der Reisekostenstellen lässt es vereinzelt nicht zu, dass die Dienstreisenden ihre Auslagen innerhalb eines akzeptablen Zeitraums erstattet bekommen. Zur Wahrheit gehört dazu, dass mit der Errichtung der GZD das Erfordernis von Dienstreisen zugenommen hat und folglich damit - je nach Zuständigkeit - auch mehr Reisekostenabrechnungen bei den Service-Centern auflaufen – verbunden mit einer steigenden Belastung der Beschäftigten bei den Reisekostenstellen.

Um diesem Problem zu begegnen, werden verwaltungsseitig z.B. beim Service-Center Köln Dienstposten des gehobenen Dienstes ausgeschrieben. Ungeachtet des Erfolgs dieser Ausschreibungen, sind aus BDZ-Sicht für eine Verbesserung weitere personelle und fachliche Maßnahmen zu forcieren. Langfristig könnte hierzu ein elektronisches Reisekostenmanagement beitragen, d.h. die Einführung einer vollelektronischen Workflowlösung, welche Reisemittelantrags-, Genehmigungs-, Buchungs- und Abrechnungsverfahren auf einer Plattform verbindet. Hierfür wurde GZD-seitig eine Arbeitsgruppe eingerichtet, die die Interessenvertretungen bei der GZD eng begleiten werden. Nach Ansicht der BDZ-Vertreter sind jedoch weitere kurzfristige, personelle Unterstützungsmaßnahmen – in Form von externen Stellenausschreibungen - erforderlich. Die Möglichkeiten zur Kostenübernahme (Hotelkosten) bzw. das Instrument der Abschlagszahlung müssen verstärkt genutzt werden, was aufgrund der dadurch verminderten Auslagen für die Beschäftigten zu einer Entspannung der Situation beitragen könnte.

Versorgung

Bei der Erörterung weiterer gemeinsamer Ansatzpunkte, kommt aus BDZ-Sicht dem Thema Versorgungsauskunft eine besondere Bedeutung zu. Nicht zuletzt vor dem Hintergrund, dass in den nächsten 15 Jahren rund 40 % der Beschäftigten aus dem Dienst ausscheiden. Insbesondere die Informationsaufbereitung für ruhestandsnahe Kolleginnen und Kollegen im Hinblick auf den bevorstehenden Ruhestandseintritt. Es geht weiterhin um insgesamt 6,4 Milliarden Versorgungsbezüge, für welche die Service-Center verantwortlich sind. Schon allein deshalb muss auch die Frage gestellt werden, ob es nicht aufgrund der im Rahmen der demographischen Entwicklung ansteigenden Anzahl der Versorgungsempfänger/innen und der zunehmenden Komplexität der Aufgabenentwicklung einer weiteren Verstärkung dieser Arbeitsbereiche bedarf.

Beamte/Beamtinnen des Bundes haben gem. § 49 Absatz 10 Beamtenversorgungsgesetz einen Anspruch auf Erteilung einer Auskunft über Ihre zu erwartende Versorgung. Die Erstellung von Versorgungsauskünften gestaltet sich sehr aufwändig, da die bisherige Vita der/des Beschäftigten betrachtet werden und in die Berechnung mit einfließen muss. Dies führt zu Bearbeitungszeiten von teilweise mehreren Monaten (je nach personeller Ausstattung und Zuständigkeitsbereich des jeweiligen Service-Center bis hin zu über einem Jahr).

Insgesamt bedarf es bei der Auskunftserteilung für Versorgungsansprüche von Bundesbeamten/innen eines politischen Umdenkens unter dem Gesichtspunkt der Vereinbarkeit von Beruf und Familie als ein wesentlicher Baustein für die Lebensphasenplanung der Beschäftigten. So bieten beispielsweise viele Landesbehörden im Internet entsprechende Plattformen an, bei der die Beschäftigten - unter Zugrundelegung der von ihnen gemachten Angaben (Geburtsdatum, Versorgungsgrund, voraussichtlicher Versorgungsbeginn usw.) - unverbindlich (ohne Rechtsansprüche) ihren bisher erreichten bzw. zukünftigen Ruhegehaltssatz sowie den Versorgungsabschlag und das Ruhegehalt berechnen können.

Auch vor dem Hintergrund des politischen Willens zum Ausbau der Digitalisierung scheint das Instrument eines online-Versorgungsrechners - zumindest für bestimmte standardisierte Fälle - mehr als zeitgemäß und kann das Informationsbedürfnis der/des ein oder anderen Beschäftigten im Vorfeld einer evtl. Antragstellung auf eine Versorgungsauskunft befriedigen. Die Gesprächspartner waren sich einig, dass als kurzfristige Lösung eine Überprüfung des Angebots zum Themenbereich Versorgung auf www.zoll.de zielführend erscheint. Langfristig ist aus Sicht der BDZ Vertreter ein Versorgungsrechner auf online-Basis unumgänglich.

Der BDZ wird die angespannte Personalsituation bei den Service-Centern weiterhin kritisch begleiten und im Rahmen seiner Mittel zu Lösungsansätzen beitragen. Zudem werden die BDZ Vertreter in nächster Zeit verstärkt Dienststellenbesuche bei den Service-Centern vor Ort wahrnehmen, um weiterhin mit den betroffenen Beschäftigten ins Gespräch zu kommen.

Wir werden weiter berichten.

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